Constitution

CONSTITUTION OF THE UNIVERSITY OF OTTAWA MODEL UNITED NATIONS ASSOCIATION

(le français suit)

 

Preamble

Whereas it is necessary in order to educate ourselves as citizens of the world, to cultivate knowledge of international affairs and diplomatic interaction, to develop public speaking skills, and to effectively express our opinions in public;

Whereas it is imperative for us to create a constitution for our Club;

Therefore, do we in the year 2013 affirm ourselves to be the University of Ottawa Model United Nations Association, and adapt for our club the following Constitution, By-Laws, Rules and Regulations.

 

Article 1 – Name

The club’s official name will be the “University of Ottawa Model United Nations Association,” abbreviated as “uOMUNA: or “The Association.”

 

Article 2 – Club Mandate

The principal objectives of this Association shall be as follows:

  1. To educate members about historical and contemporary world issues;
  2. To improve members’ knowledge of diplomatic interaction and parliamentary procedure;
  3. To develop members’ abilities in public speaking and in analytical and critical thinking in order to help members gain a broader appreciation for different peoples and cultures, and;
  4. To provide an enjoyable environment in which members may achieve these goals.

 

Article 3 – General Regulations

The primary focus of the Association shall be to send delegates to those inter-university Model United Nations conferences in which the Executive elects to participate with the consultation from the membership. For conferences in which the Association chooses not to participate but which individual members wish to attend, the Association will endeavour to provide those members with information and support in their preparations.

    1. The Executive will undertake to organize a meeting at the beginning of each semester for the purpose of opening the selection of conferences to the membership for the
 upcoming semester.
      1. Members may present any conference of their choice, which will be voted by the members present.
      2. A simple majority will compel the Executive to commit to investigating the possibility of sending a delegation.
      3. The Executive holds final say in the decision making of conference coordination, but should heavily consider the popular will of the membership and offer independent avenues for said delegates to pursue a delegation.
    2. The Executive will ensure that all conference options are open and advertised to members of the Association. Executive members will make a payment option for members to pay for conferences they are interested in.
    3. For a conference not selected by the Executive:
      1. Members will be responsible to pay both the delegation fee and delegate fee;
      2. Members who want to sign up for the conference must pay by a hard deadline selected by the Executive;
      3. Once the deadline passes, all members who pay will be registered by the Executive as delegates from the University of Ottawa, but the Executive will take no further measures to organize the delegation attending said conference;
      4. The organization of the delegates attending the conference, including but not limited to transportation fees, accommodation fees, attendance of delegates, and any other expenses related to attendance at the conference, will not be the responsibility of the Executive or the VP Delegate Coordination;
      5. The Head Delegates will be decided on by the delegates attending, and any contention over the positions of Head Delegates will not be the responsibility of the Executive, and;
      6. If the Executive decides that it is feasible to attend the conference, they will undertake the responsibility of organizing the delegation as per their mandate.
    4. Concerning inter-university Model United Nations conferences, the Executive will determine selection of participants, by a simple majority vote. Should there arise contention regarding the participation of particular individuals, the Executive shall resolve the issue. In such a case, the Executive must:
      1. Take into account the member’s conference experiences in that year, making sure to allow all members of the Association to participate in conferences where possible;
      2. Take into account the member’s participation in other Association activities;
      3. Take into account the member’s past performances at other conferences and assess their capacities and qualities as a debater, and whether or not they are an asset to the delegation being sent, and;
      4. Put the matter before the Executive for a simple majority vote.
      5. The decision of the Executive is final.
    5. To receive funding from the Association in order to participate at inter-university Model United Nations conferences, a member must be registered as a student at the University of Ottawa.
    6. A member may be deemed ineligible to participate in any Association-sponsored activity if the Executive deems that:
      1. The member’s conduct may be potentially detrimental to the image, credibility, and standing of the Association;
      2. The member’s conduct may be potentially detrimental to the image, credibility, and standing of the University of Ottawa, or;
      3. The member owes funds to the Association.

The Executive will resolve the issue by:

  1. Discussing whether the member’s conduct does in fact qualify as the one described in either paragraph (a) and/or (b) and/or (c) of Article 6, and;
  2. Putting the matter to a simple majority vote, with the President casting the deciding vote in the case of a tie.
  3. If a member’s ineligibility has been determined based on behaviour that took place prior to the membership period in question, and that decision of the Executive effectively blocks the member from participating in any Association activities, then the member, if they so wish, can cancel their membership in the Association, and is then entitled to a full reimbursement of their membership fees.
  4. The decision of the Executive is final.

 

  1. The head delegate(s) shall be chosen amongst the existing Executive members to represent the Association and the University of Ottawa, unless no qExecutive members will be attending said conference. In such a case, the head delegate(s) will be decided, as a collective, amongst the Executive from the participating delegates. The selection process shall be as follows:

 

For Executive Member Head Delegates:

    1. Executive members may nominate themselves to represent The Model United Nations Association at a conference.
    2. When choosing a head-delegate or co-head delegates, Executive members should consider conference experience, participation within the Executive and the club, previous head-delegate experience, graduation date, or other factors.
    3. Executive members with no experience representing MUNA should be considered above those who have previously been chosen as head-delegate(s).
    4. Head Delegates are chosen by a two-third vote by the Executive. Members who are nominated cannot vote for themselves.
    5. In the event of the Executive being unable to decide with a two-thirds vote, the president has veto.

 

For Non-Executive Head Delegates:

    1. Members can nominate themselves or be nominated by a member of the Executive based on their previous MUN experience (in high school and/or as part of the club), and participation within the club (in-houses, special events, etc).
    2. Head Delegates are chosen by a two-third vote by the Executive.
    3. In the event of the Executive being unable to decide with a two-thirds vote, the president has veto.

 

  1. Delegates shall be allocated positions at external conferences according to the following procedure:
    1. All members attending a conference must apply for positions through an online application (with the exception of those who have been given specific conference application based positions).
    2. Once applications have been received, it is the responsibility of the Executive to come together in person and determine positions for members shall be based on the information provided by the application and previous MUN experience (if applicable).
    3. Once positions have been determined they are to be distributed to members.
    4. Once members receive their positions it is up to their discretion to trade amongst themselves as their position is their property.

 

The secondary focus of the Association shall be to provide opportunities for members to engage in activities pertaining to international affairs. This shall be done by hosting guest speakers, holding internationally themed events, and hosting conferences; the ultimate goal of which is to encourage further participation by members in student life.

 

Article 4 – Membership

 

  1. Membership will be open to everyone.
  2. At least 75% of the Members of the Association must be registered students at the University of Ottawa.
  3. All Executive Members of the Association must be registered University of Ottawa students.
  4. All those present at any meeting of the Association shall be deemed members of the Assembly, and will be entitled to speak. A person who is considered a full member will be entitled to vote.
  5. It shall be the duty of the VP Communications to keep a current roll of the members of the Association. Only members on the roll are eligible to vote in elections, referenda, and other voting matters.

 

Article 5 – Executive

 

  1. The Association shall be governed by an Executive composed of the following members: President, VP Delegate Training, Treasurer, VP Communications, VP Delegate Coordination, VP Information Technology, VP Events, VP External, and the Director General of High School Model United Nations (Conference).

 

  1. All of these posts shall be held by registered students of the University of Ottawa.

 

  1. Should the Executive deem it advisable, other individuals may be admitted to assist the Executive in their responsibilities. The said individuals shall be referred to as Officers of the Association.

 

  1. Elections shall be held each year for all Executive positions.

 

  1. All Executive members shall have voting rights on the Executive during their entire period in office.

 

  1. The elected Executive members shall divide duties amongst themselves in a manner, which seems most fitting in light of their offices. Their specific responsibilities shall be:

 

    1. The President shall preside at all Executive meetings and see that decisions made by the Executive are carried out. They oversee the other Executive Members as they fulfill their responsibilities and assist with the day-to-day operations of the Association as necessary. They shall also represent the Association at external meetings and events when relevant, have signing authority for the Association, and shall perform all other duties pertaining to their office.

 

    1. The VP Delegate Training shall conduct workshops for conference preparation, and organise at least one three in-house conferences per semester so as to adequately prepare delegates for upcoming conferences, and shall perform all other duties pertaining to their office. If needed, an Assistant VP Training may be appointed to assist the VP Delegate Training with their duties.

 

    1. The Treasurer shall be responsible for administering the Association’s finances and for overseeing all financial dealings of the Association. They shall keep complete records of all financial dealings of the club, have signing authority for the club, assist with fundraising, and perform all other duties pertaining to their office.

 

    1. The VP Communications shall keep records of the Association, register names and members, initiate and retain relations with student associations, student clubs and the general student body in order to promote the association and its activities in both official languages. This individual must be bilingual, send out weekly or bi-weekly updates to members through email, take minutes at each executive meeting and organise them in an accessible format and distribute them to the Executive council within 48h after the meeting. Additionally, they must closely collaborate with all Vice President positions, specifically the VP Information Technology and the VP External, and work as a liaison between the University and MUNA, MUNA and the United Nations Society (UNS) of Carleton, embassies, government officials and dignitaries in order to strengthen the club’s position with the university, within the capital, and on the MUN circuit.

 

    1. The VP Delegate Coordination shall primarily determine the conferences the Association shall attend in consultation with the membership, act as the liaison between delegations and the Executive, report conference accomplishments, book accommodation and transportation when needed, select head delegates and committee positions, be the primary contact from the Association to the conferences and assist delegates with any pre-conference preparation needed. The VP Delegate Coordination shall be responsible for setting up a timeline for registrations for conferences at the beginning of the year, for facilitating that registration throughout the year, and for all other duties pertaining to their office.

 

    1. The VP Information Technology shall be responsible for the construction and maintenance of the Association web site and electronic media. They must have knowledge of basic HTML, CSS, graphic and website design. They are responsible for maintaining the MUNA website, email account and Paypal as well as any technology used in in-houses or for training purposes. They must also work with the VP Internal Affairs to create graphics and packages for sponsorships, work with the VP Communications in managing social media and digital promotions, and shall perform all other duties pertaining to their office.

 

    1. The VP Events will be in charge of organizing and planning events for the Association. They are responsible for holding a minimum of three social* events per semester and two fundraising** events per semester. They are also responsible for organizing at least one academic*** event per semester and performing all other duties pertaining to their office.
      1. Social events: events where people can relax and enjoy time with other members.
      2. Fundraising events: events where there is a profit made for the Association.
      3. Academic events: events which provide an opportunity for members to gain knowledge and learn.

 

    1. The VP External shall be responsible for all affairs outside of the Association. They are in charge of outreach and sponsorship for the club. They are responsible for recruitment throughout the year and organizing events under this area (tabling, bake sales). They are responsible for organizing one event per semester in collaboration with the VP Events that is non-exclusive and is intended to have non-members invited.

 

    1. The Director General of High School Model United Nations (Conference) shall receive voting rights and be in charge of creating and maintaining communications with high schools in the immediate Ottawa area in order to foster interest in Model United Nations simulations. They will also be in charge of creating a two to three year plan for a forthcoming Model United Nations High School Conference which shall be held at/by the University of Ottawa and the Model United Nations Association. However, the Executive can have a two-third vote over decisions regarding the high school conference, if seen detrimental towards MUNA and/or the University of Ottawa. This person should have previous Model UN administrative experience, report bi-weekly to the Executive about the progress of the conference; and perform all other duties pertaining to their job.

 

Article 6 – Meetings of the Executive

 

  1. The Executive shall assemble at least once during the fall and winter terms, on dates, which they determine, reserving the right to meet in camera.

 

  1. If the Executive cannot come to an agreement, the question shall be put to a simple majority vote.

 

  1. The Executive shall make its minutes available to members of the Association, and endeavour to provide agendas including times of upcoming meetings.

 

Article 7 – Meetings of the Association

 

  1. Meetings will normally be held at least once a month during each term, the day(s) being determined by the Executive. Members will be informed of each of these meetings at least seven (7) days in advance.

 

  1. For meetings, the Executive may arrange Model United Nations Seminars, guest speaker appearances, information sessions, or other innovations, which members of the Association may suggest and which meet with the general approval of the Association.

 

  1. Any member may call for a meeting of the Association. The member must, for the request to be in order, submit it in writing to the Association’s Executive, and outline the reason for such a request. Upon receiving the request, the Executive must:
    1. Determine if the reasons for the request are valid;
    2. Put the validity of the reasons expressed in the request to a simple majority vote;
    3. If the vote determines the reasons are not valid, the matter is deemed closed, and;
    4. The Executive must inform the member of the Executive’s decision.
    5. The decision of the Executive is final.

 

  1. If the vote determines that the reasons are valid, the Executive must:
    1. Inform the member of the Executive’s decision;
    2. Set a meeting date, and;
    3. Inform the Association via the mailing list of the aforementioned date.

 

Article 8 – Elections

 

  1. The annual election of all Executive members shall be held at an official meeting in March. The length of the mandate of executive members is from May 1st to April 30th of the following year.

 

  1. To be a member of the Executive, one must be:
    1. A member of good standing in the Association;
    2. Able to commit to their full term in office for the duration of the academic year.

 

  1. A chief electoral officer (CEO) will be hired, on a voluntary basis, at least two weeks prior to the election date by the current executive. This individual will be responsible, in collaboration with the President if they are not re-running, for coordinating and facilitating the elections.
    1. If the current President is running for re-election, the Executive member next in line of precedence who is not re-running or who is not running for another position on the Executive shall assume collaboration with the CEO.
    2. The CEO does not need to be a member of MUNA, though a member may assume this role provided they are not running for a position and are impartial. Members of the current Executive may also be hired as CEO provided they are not running for any executive position.
    3. If there should be a question as to whether or not a member can vote, the CEO shall decide. Should they be unable and/or uncomfortable in making the decision, members of the current Executive who are not running shall make the decision by a majority vote.
    4. Any decision made by the CEO can be overturned by a 2/3 majority vote of current Executive members, regardless of whether they are re-running, or by a majority vote of all present members and the Executive.

 

  1. Announcements of the election shall be made at the second and third meetings prior to the election, and by email via the Association mailing list.

 

  1. Nominations for Executive positions must be made by a member of the Association, at least 48 hours before the election.

 

  1. Candidates also have the opportunity to submit a platform for the position, which will be circulated to members prior to the vote. To be circulated officially through the club, platforms must be submitted one week before the election.

 

  1. The following maximum time limits are applied to candidates at the election meeting:
    1. Two minutes for an introduction speech;
    2. Five minutes for answering questions in the Question and Answer period.

 

  1. The elections shall be by secret ballot. The following measures are taken for the participation of members in the election that cannot attend:
    1. When presenting their candidacy at the election, members may have a proxy do their speech, pre-record a speech to be played at the election, use Skype or other video chat platforms, or use any other measure pre-approved by the CEO.
    2. When voting, members who are not able to attend the election in person must notify the CEO by 9 PM the day before the election, via email and vote via a secure online response collection platform (such as Survey Monkey or Google forms), or via any other measure that is approved by the CEO.

 

  1. The CEO shall only vote in the case of a tie; they shall cast the deciding ballot, which is to be filled out prior to voting and secured in a sealed envelope at the bottom of the ballot box. Should the vote not be required, it shall be destroyed.

 

  1. The ballots shall be counted by the CEO in the presence of minimum one current Executive member who is not running for a position on the future Executive.

 

  1. All resignations of Executive members must be provided in writing to the President of the Association:
    1. 7 days in advance if no Association activity is planned within the said 7 days, or;
    2. 14 days in advance if an Association activity is planned within the said 14 days.
    3. The Executive must, as soon as it is given notice, advise the Association members via the web site and mailing list, of the said letter.

 

  1. In the case of a vacancy on the Executive, the Executive may appoint a member of the Club to the position by a two-thirds vote of the Executive. This decision must be ratified by a simple majority vote of the assembly of the Association within two meeting dates from the appointment.

 

  1. Newly elected officers shall assume their position immediately.

 

  1. Any member of the club may call for the resignation of:
    1. Any member of the Executive other than the President by submitting a claim;
    2. The President by submitting a claim to the next Executive member in the order of precedent.

The claim shall be grounded in one of the following reasons:

    1. Incompetency in fulfilling their role;
    2. Breach of trust owed to the membership, and/or;
    3. Behaviour that is deemed harmful to the image of the club or the University of Ottawa.

The claim may be supported by signatures of other members. The claim must be brought forward to the Executive once it is submitted. The Executive, excluding the officer in question, have the duty to assess the validity of discussing the claim. If the majority of the Executive, excluding the officer in question, find the claim reasonable by anonymous ballot, then the Executive shall call a General Assembly, where:

    1. The claim shall be read out to the membership;
    2. The Executive against whom the claim is brought may briefly speak to the membership to defend their actions, and;
    3. An anonymous vote will be held, and if the majority find the claim to be valid the Executive member is to be dismissed immediately.

The claim and associated signatures are to remain completely confidential and must not be disclosed by the person who received the claim.

 

Article 9 – Amendments to the Constitution

 

  1. Proposed constitutional amendments may be brought forward by any member of the Association.

 

  1. This constitution shall not be amended or altered except by a two-thirds vote of the Membership and Executive combined present at a Constitutional Meeting.

 

  1. Constitutional Meetings shall:
    1. Be planned and advertised via the most accessible avenue of communication for the association two weeks in advance;
    2. Have an equal or greater proportion of non-executive members to Executive members, and at the very least, fifty percent of the Executive, and;
    3. Be chaired by the president, who may only vote in the case of a tie.    
    4. If the president is not able to attend, the chairing shall be delegated to the next Executive member as in order presented in Article 5, Section 1.

 

  1. An amendment to the constitution must be approved by the SFUO Clubs Committee, which must be presented with a typed copy of the proposed amendment as well as typed minutes from the meeting when the amendment was passed in order to prove that the amendment was passed.

 

Article 10 – Finances

 

  1. All expenses shall be authorised by the Executive by a simple majority vote, excepting conference fees and purchases under 50$.

 

  1. A review of the budget shall be presented to the Association at the last meeting of the winter semester, and the first yearly meeting of the Executive.

 

  1. Any member of the Association can request a copy of the status of the Association’s finances. The member must, for the request to be in order, submit it in writing to the Association’s Executive, and outline the reason for such a request. Upon receiving the request, the Executive must:
    1. Determine if the reasons for the request are valid;
    2. Put the validity of the reasons expressed in the request to a simple majority vote;
    3. If the vote determines the reasons are not valid, the matter is deemed closed.
    4. The Executive must inform the member of the Executive’s decision.
    5. The decision of the Executive is final.

 

  1. If the vote determines that the reasons are valid, the Executive must:
    1. Inform the member of the Executive’s decision, and;
    2. Produce a status of the Association’s finances within 7 working days if the Association has no activities planned within the said 7 days, and 14 working days if the Association has an activity planned within the said 14 days.
    3. The decision of the Executive is final.

 

  1. The Executive will set a membership fee annually.

 

Article 11 – Impeachment

 

  1. Any member of the club who commits an act negatively affecting the interests of the club and its members may be given notice of impeachment.

 

  1. The impeached individual shall have the right to defend their actions.

 

  1. A two-thirds (2/3) majority vote of members present will result in the removal of the impeached individual from the club and the loss of any privileges associated with the club.

 

Article 12 – Agency Clause

 

The Model United Nations Association is not an agent of the Student Federation of the University of Ottawa and its views and actions do not represent those of the SFUO.

 

CONSTITUTION DE L’ASSOCIATION DES SIMULATIONS DES NATIONS UNIES DE L’UNIVERSITÉ D’OTTAWA

 

Préambule

 

Alors qu’il est nécessaire de nous éduquer comme citoyens du monde, de cultiver la connaissance des affaires internationales et des interactions diplomatiques, de développer des compétences en art oratoire et d’exprimer efficacement nos opinions en public ;

 

Alors qu’il est impératif qu’on crée une constitution pour notre club ;

 

On affirme en 2013 d’être l’Association des Simulations des Nations unies de l’Université d’Ottawa et on adopte pour notre club la Constitution, les lois administratives, les règles et les règlements suivants.

 

Article 1 – Nom

 

Cette organisation doit être connue sous le nom de « Model United Nations Association, » abrégée comme « uOMUNA » ou « The Association » et traduit en francais comme « l’Association des Simulations des Nations unies de l’Université d’Ottawa » ou « l’Association. »

 

Article 2 – Mandat du club

 

Les principaux objectifs de l’Association sont les suivants :

 

  1. D’éduquer les membres sur les affaires mondiales historiques et contemporaines ;
  2. D’améliorer les connaissances des membres de l’interaction diplomatique et de la procédure parlementaire ;
  3. De développer les capacités des membres en art oratoire et en pensée critique, afin d’aider les membres à acquérir une appréciation plus large pour les différents peuples et cultures et ;
  4. D’offrir un environnement agréable dans lequel les membres peuvent atteindre ces objectifs.

 

Article 3 – Règlements généraux

 

Le but principal de l’Association est d’envoyer des délégués aux conférences de Simulation des Nations unies interuniversitaires dans lesquelles l’Exécutif choisit de participer avec la consultation des membres. Pour les conférences dans lesquelles l’Association choisit de ne pas participer, mais où les membres individuels souhaitent veulent être présents, l’Association s’efforcera de fournir à ces membres des informations et du soutien dans leur préparations.

 

  1. L’Exécutif s’engagera à organiser une réunion au début de chaque semestre afin d’ouvrir la sélection des conférences aux membres pour la semestre à venir.
    1. Les membres peuvent présenter toute conférence de leur choix, qui sera votée par les membres présents.
    2. Une majorité simple obligera l’Exécutif à s’engager à enquêter sur la possibilité d’envoyer une délégation.
    3. L’Exécutif détient une décision finale dans la prise de décision de la coordination des conférences, mais devrait fortement tenir compte de la volonté des membres et offrir des avenues indépendantes pour les délégués de poursuivre une délégation.

 

  1. L’Exécutif veillera à ce que toutes les options de conférence soient ouvertes et annoncées aux membres de l’Association. Les membres exécutifs feront une option pour les membres de payer pour les conférences qui les intéressent.

 

  1. Pour une conférence non sélectionnée par l’Exécutif :
    1. Les membres seront responsables de payer à la fois les frais de délégation et les frais de délégué ;
    2. Les membres qui souhaitent s’inscrire à des conférences non sélectionnées par l’Exécutif doivent payer ces frais par une date limite choisi par l’Exécutif ;
    3. Lorsque la date limite passe, les membres qui ont payé seront enregistrés par l’Exécutif comme délégués de l’Université d’Ottawa, mais l’Exécutif ne prendra pas d’autres mesures pour organiser la délégation de la conférence ;
    4. L’organisation des délégués présents à la conférence, y compris mais sans s’y limiter aux frais de transport, aux frais d’hébergement, à la participation des délégués et à tout autre frais lié à la participation à une conférence, ne sera pas la responsibilité de l’Exécutif ou le Vice président de coordination des délégués ;
    5. Les Chefs de délégation seront décidés par les délégués qui participent et la contestation sur les postes de Chef de délégation ne sera pas la responsabilité de l’Exécutif et ;
    6. Si l’Exécutif décide que la participation à une conférence est possible, ils vont assumer la responsabilité pour l’organisation de la délégation selon leur mandat.

 

  1. En ce qui concerne les conférences des Simulations des Nations unies interuniversitaires, l’Exécutif déterminera la sélection des participants, à la majorité simple. En cas de contestation concernant la participation des individus particuliers, l’Exécutif doit résoudre le problème. Dans ce cas, l’Exécutif doit :
    1. Prendre en compte les expériences de la conférence des membres au cours de cette année, en veillant à que tous les membres de l’Association aient l’occasion de participer aux conférences quand possible ;
    2. Prendre en compte la participation du membre à d’autres activités de l’Association;
    3. Prendre en compte les performances passées du membre lors d’autres conférences et évaluer ses capacités et qualités en tant qu’orateur et si elles sont un atout pour la délégation envoyée et ;
    4. Mettre la question devant l’Exécutif pour un vote à la majorité simple.
    5. La décision de l’Exécutif est définitive.

 

  1. Pour recevoir un financement de l’Association afin de participer aux conférences des Simulations des Nations Unies interuniversitaires, un membre doit être inscrit en tant qu’étudiant à l’Université d’Ottawa.

 

  1. Un membre peut être considéré comme inadmissible à participer à une activité parrainée par l’Association si l’Exécutif estime que:
    1. La conduite du membre peut être potentiellement nuisible à l’image, à la crédibilité et au statut de l’Association ;
    2. La conduite du membre peut être potentiellement nuisible à l’image, à la crédibilité et au statut de l’Université d’Ottawa, ou ;
    3. Le membre doit des fonds à l’Association.

 

L’Exécutif résoudra la question en:

    1. Discutant si le comportement du membre est effectivement considéré comme l’un des paragraphes (a) et / ou (b) et / ou (c) de l’article 6 ;
    2. Mettant l’affaire à la majorité simple, où le Président donne le vote prépondérant en cas d’égalité.
    3. Si l’inéligibilité d’un membre a été déterminée en fonction du comportement qui a eu lieu avant la période d’adhésion en question, et que la décision de l’Exécutif bloque effectivement le membre de participer à des activités de l’Association, alors le membre, s’il le souhaite, peut annuler son adhésion à l’Association, et a alors droit à un remboursement complet de ses cotisations.
    4. La décision de l’Exécutif est définitive.

 

  1. Le (s) Chef (s) de la délégation serait / seront choisi (s) parmi les membres exécutifs existants pour représenter l’Association et l’Université d’Ottawa, à moins qu’aucun membre de l’Exécutif n’assistera à cette conférence. Dans ce cas, le (s) Chef (s) de la délégation (s) sera (ont) décidé (s) en tant que collectif, parmi les délégués participants qui sont membres de l’Exécutif. Le processus de sélection sont les suivants:

 

Pour les Chefs de la délégation qui sont membres de l’Exécutif:

    1. Les membres de l’Exécutif peuvent se nommer pour représenter l’Association lors d’une conférence.
    2. Lors du choix d’un Chef de la délégation ou d’un co-Chef de la délégation, les membres de l’Exécutif devraient considérer la participation dans les conférences, la participation au sein de l’Exécutif et du club, l’expérience antérieure comme Chef de la délégation, la date de graduation, ou d’autres facteurs.
    3. Les membres de l’Exécutif sans expérience comme représentant (e) de l’Assocation devraient être considéré (e) s avant ceux qui ont déjà été choisis comme Chef (s) de la délégation.
    4. Les Chefs de la délégation sont choisis par un vote de deux tiers par l’Exécutif. Les membres nommés ne peuvent pas voter pour eux-mêmes.
    5. Dans le cas où l’Exécutif ne peut pas décider avec un vote de deux tiers, le président a un véto.

 

Pour les Chefs de la délégation qui ne sont pas membres de l’Exécutif:

    1. Les membres peuvent se désigner ou être nommés par un membre de l’Exécutif basé sur leur expérience précédente du MUN (au lycée et / ou dans le cadre du club) et leur participation avec le club (sessions d’entrainement, événements spéciaux, etc.).
    2. Les Chefs de la délégation sont choisis par un vote de deux tiers par l’Exécutif.
    3. Dans le cas où l’Exécutif ne peut pas décider avec un vote de deux tiers, le président a un véto.

 

  1. Les délégués seront attribués des positions lors des conférences externes selon la procédure suivante :
    1. Tous les membres qui fréquentent une conférence doivent postuler à des postes en soumettant leurs candidatures en ligne (à l’exception de ceux qui ont reçu des postes spécifiques pour une conférence).
    2. Une fois que les demandes ont été reçues, il incombe à l’Exécutif de se réunir en personne et de déterminer les postes pour les membres basé sur les informations fournies par les soumissions de candidatures et l’expérience précédente de MUN (le cas échéant).
    3. Une fois que les postes ont été déterminés, ils doivent être distribués aux membres.
    4. Une fois que les membres reçoivent leurs postes, il leur appartient à leur discrétion d’échanger entre eux, leur position étant leur propriété.

 

L’objectif secondaire de l’Association est de donner aux membres la possibilité de s’engager dans des activités liées aux affaires internationales. Cela se fera en accueillant des conférenciers invités, en organisant des événements à thème international et en organisant des conférences; le but ultime est donc d’encourager la participation des membres à la vie étudiante.

 

Article 4 – L’adhésion

 

  1. L’adhésion doit être ouverte à tous.
  2. Au moins 75 % des membres des clubs doivent être des étudiants enregistrés à l’Université d’Ottawa.
  3. Tous les membres de l’exécutif du club doivent être des étudiants enregistrés à l’Université d’Ottawa.
  4. Tous les participants à toute réunion de l’Association sont réputés membres de l’Assemblée et auront le droit de s’exprimer. Une personne qui est considérée comme membre à part entière aura le droit de voter.
  5. Il incombe au VP Communications de tenir un rôle actuel des membres de l’Association. Seuls les membres inscrits au rôle sont éligibles pour voter aux élections, aux référendums et aux autres questions de vote.

 

Article 5 – L’Exécutif

 

  1. L’Association est régie par un cadre composé des membres suivants: Président, Vice-président de l’entraînement, Trésorier, Vice-président des communications, Vice-président de la coordination des délégués, Vice-président de l’informatique, Vice-président des événements, Vice-président des affaires externes et Directeur général du Simulation des Nations unies pour les écoles secondaires (conférence).

 

  1. Tous ces postes seront tenus par des étudiants inscrits de l’Université d’Ottawa.

 

  1. Si l’Exécutif l’estime souhaitable, d’autres personnes peuvent être admises pour assister l’Exécutif dans leurs responsabilités. Ces personnes sont appelées Officiers de l’Association.

 

  1. Les élections auront lieu chaque année pour tous les postes de l’Exécutif.

 

  1. Tous les membres de l’Exécutif ont le droit de vote sur l’Exécutif pendant toute leur période de fonctions.

 

  1. Les membres de l’Exécutif élus répartiront leurs fonctions entre eux d’une manière qui semble plus appropriée en fonction de leurs responsabilités. Leurs responsabilités spécifiques sont:

 

    1. Le Président préside toutes les réunions de l’Exécutif et assure que toutes les décisions de l’Exécutif sont réalisées. Cette personne surveille les autres membres de l’Exécutif afin qu’ils remplissent leurs responsabilités et assistent avec les opérations du quotidien de l’Association le cas échéant. Cette personne va aussi représenter l’Association lors des réunions et d’événements externes lorsque cela est pertinent, être un signataire autorisé de l’Association, et accomplir toutes les autres tâches relatives à son bureau.

 

    1. Le Vice-président de l’entraînement doit organiser des ateliers pour la préparation des conférences et organiser au moins trois conférences internes par semestre afin de préparer les délégués adéquatement pour les conférences à venir et accomplir toutes les autres fonctions relatives à son bureau. Le cas échéant, un Vice-président de l’entraînement adjoint peut être nommé pour aider le Vice-président de l’entraînement avec leurs fonctions.

 

    1. Le Trésorier est responsable de l’administration des finances de l’Association et de surveiller toutes les transactions financières de l’Association. Cette personne va tenir des dossiers de toutes les opérations financières de l’Association, être un signataire autorisé de l’Association, aider avec la collecte de fonds et accomplir tous les autres devoirs relatifs à son bureau.

 

    1. Le Vice-président des communications doit tenir les registres de l’Association, inscrire les noms et les membres, initier et conserver des relations avec les associations étudiantes, les clubs étudiants et le corps étudiant en général afin de promouvoir l’association et ses activités dans les deux langues officielles. Cette personne doit être bilingue, envoyer des mises à jour hebdomadaires ou bi-hebdomadaires aux membres par courrier électronique, prendre des minutes à chaque réunion de direction et les organiser dans un format accessible et les distribuer au conseil exécutif dans les 48 heures suivant la réunion. En outre, ils doivent collaborer étroitement avec tous les postes de Vice-président, en particulier le Vice-président de l’informatique et le Vice-président des affaires externes, et travailler comme liaison entre l’Université et l’Association, l’Association et le « United Nations Society » (UNS) de Carleton, les ambassades, les représentants du gouvernement et les dignitaires afin de renforcer la position du club au sein de l’université, dans la capitale et sur le tour des Simulations des Nations unies.

 

    1. Le Vice-président de la coordination des délégués déterminera principalement les conférences auxquels l’Association participera en consultation avec les membres, agira comme liaison entre les délégations et l’Exécutif, annoncera les achèvements de la conférence, réservra le logement et la transportation le cas échéant, sera le contact primaire entre l’Association et les conférences et aidera les délégués avec la préparation pour les conférences. Le Vice-président de la coordination des délégués sera responsible d’une chronologie pour l’inscription aux conférences au début de l’année, de faciliter l’inscription aux conférences pendant l’année et de toutes les autres fonctions relatives à son bureau.

 

    1. Le Vice-président de l’informatique sera responsable de la construction et de l’entretien du site Web et des médias électroniques de l’Association. Cette personne doit avoir connaissance du HTML, CSS, graphique et conception de sites Web basiques. Cette personne est responsable du maintien du site Web de MUNA, du compte de messagerie et de Paypal ainsi que de toute technologie utilisée dans les conférences internes ou des sessions de l’entrainement. Cette personne doit également travailler avec le Vice-président des affaires internes pour créer des graphiques et du contenu pour le parrainage, travailler avec le Vice-président des communications dans la gestion des médias sociaux et des promotions numériques, et exécuter toutes les autres fonctions relatives à son bureau.

 

    1. Le Vice-président des événements sera en charge de l’organisation et de la planification des événements pour l’Association. Cette personne sera responsible d’un minimum de trois événements sociaux* par semestre et deux événements de collecte de fonds** par semestre. Cette personne est aussi responsable de l’organisation d’au moins un événement académique** par semestre et d’accomplir toutes les autres tâches relatives à son bureau.
      1. Événements sociaux : les événements ou les membres peuvent relaxer et s’amuser avec les autres membres.
      2. Événements de collecte de fonds : les événements où un profit est créer pour l’Association.
      3. Événements académiques : les événements où les membres peuvent gagner des connaissances et apprendre.

 

    1. Le Vice-président des affaires externes sera responsible pour toutes les affaires à l’extérieur de l’Association. Cette personne est en charge de la sensibilisation et le parrainnage pour le club. Cette personne est responsible pour le recrutement tout au long de l’année et d’organiser les événements dans ce domaine (les tables de recrutement, les ventes de pâtisseries).

 

    1. Le Directeur général du Simulation des Nations unies pour les écoles secondaires (Conférence) recevra les droits de vote et sera chargé de créer et de maintenir des communications avec les écoles secondaires dans la région d’Ottawa immédiate afin de susciter l’intérêt pour les simulations des Nations unies. Ils seront également chargés de créer un plan de deux à trois ans pour une prochaine Conférence des Nations Unies de l’école secondaire qui se tiendra à / par l’Université d’Ottawa et l’Association. Cependant, l’Exécutif peut voter en deux tiers sur les décisions relatives à la conférence du secondaire, si elles sont préjudiciables à l’Association et / ou à l’Université d’Ottawa. Cette personne devrait avoir une expérience administrative antérieure des simulations des Nations unies, faire un rapport hebdomadaire à l’Exécutif sur l’avancement de la conférence; et accomplir toutes les autres tâches relatives à leur travail.

 

Article 6 – Réunions de l’Exécutif

 

  1. L’Exécutif doit se réunir au moins une fois pendant les périodes d’automne et d’hiver, aux dates qu’il détermine, en se réservant le droit de se réunir à huis clos.

 

  1. Si l’Exécutif ne peut pas s’entendre, la question sera soumise à la majorité simple.

 

  1. L’Exécutif doit mettre ses procès-verbaux à la disposition des membres de l’Association et s’efforcer de fournir des programmes, y compris les heures des prochaines réunions.

 

Article 7 – Réunions de l’Association

 

  1. Les réunions se tiendront normalement au moins une fois par mois pendant chaque période, le (s) jour (s) déterminé (s) par l’Exécutif. Les membres seront informés de ces réunions au moins sept (7) jours à l’avance.

 

  1. Pour les réunions, l’Exécutif peut organiser des séminaires des Simulations des Nations unies, inviter des intervenants, organiser des séances d’information ou d’autres innovations que les membres de l’Association peuvent suggérer et qui rencontrent l’approbation générale de l’Association.

 

  1. Tout membre peut convoquer une réunion de l’Association. Le membre doit, pour que la demande soit en ordre, le soumettre par écrit à l’Exécutif de l’Association et exposer le motif de cette demande. Lors de la réception de la demande, l’Exécutif doit :
    1. Déterminez si les raisons de la demande sont valides ;
    2. Mettre la validité des motifs exprimés dans la demande à la majorité simple ;
    3. Si le vote détermine les raisons ne sont pas valides; la question est réputée fermée et ;
    4. Informer le membre de la décision de l’Exécutif.
    5. La décision de l’Exécutif est définitive.

 

  1. Si le vote détermine que les motifs sont valables, l’Exécutif doit:
    1. Informer le membre de la décision de l’Exécutif ;
    2. Fixer une date de réunion et ;
    3. Informer l’Association par l’intermédiaire de la liste de diffusion de la date susmentionnée.

 

Article 8 – Élections

 

  1. L’élection annuelle de tous les membres de l’Exécutif se tiendra lors d’une réunion officielle en mars. Le mandat des membres de l’Exécutif durera du 1 mai jusqu’au 30 avril de l’année suivante.

 

  1. Pour être membre de l’Exécutif, il faut être :
    1. Un membre en règle dans l’Association;
    2. Capable de s’engager dans leur plein mandat pour la durée de l’année scolaire.

 

  1. Le directeur général des élections (DGÉ) sera embauché, sur une base volontaire, au moins deux semaines avant la date des élections par l’actuel Exécutif. Cette personne sera responsable, en collaboration avec le Président si cette personne ne se relance pas comme candidat, pour coordonner et faciliter les élections.
    1. Si le Président actuel est candidat à la réélection, le membre de l’Exécutif qui suivra en priorité, qui ne reviendra pas ou qui ne se dirige pas pour un autre poste à l’Exécutif, doit collaborer avec le DGÉ.
    2. Le DGÉ n’a pas besoin d’être membre de l’Assocation, bien qu’un membre puisse assumer ce rôle pourvu qu’il ne soit pas candidat à un poste et qu’il soit impartial. Les membres de l’Exécutif actuel peuvent également être embauchés en tant que DGÉ pourvu qu’ils ne soient pas candidats à un poste de l’Exécutif.
    3. S’il doit y avoir une question de savoir si un membre peut voter ou non, le DGÉ décidera. Dans le cas où il serait incapable et / ou mal à l’aise de prendre sa décision, les membres de l’Exécutif actuel qui ne se présentent pas pour élection pas doivent prendre la décision à la majorité.
    4. Toute décision prise par le DGÉ peut être annulée par un vote à la majorité des 2/3 des membres de l’Exécutif actuel, qu’ils soient candidats pour réélection ou non, ou par un vote majoritaire de tous les membres présents et de l’Exécutif.

 

  1. Les annonces de l’élection doivent être faites lors des deuxièmes et troisièmes réunions avant l’élection et par courrier électronique par l’intermédiaire de la liste de diffusion de l’Association.

 

  1. Les candidatures pour les positions sur l’Exécutif doivent être faites par un membre de l’Association, au moins 48 heures avant l’élection.

 

  1. Les candidats ont également l’occasion de soumettre une plate-forme pour le poste qui sera distribué aux membres avant le vote. Pour être circulé officiellement à travers du club, les plates-formes doivent être soumises une semaine avant l’élection.

 

  1. Les délais maximaux suivants s’appliquent aux candidats à la réunion d’élection:
    1. Deux minutes pour un discours d’introduction ;
    2. Cinq minutes pour répondre aux questions dans la période de questions et réponses.

 

  1. Les élections se déroulent au scrutin secret. Les mesures suivantes sont prises pour la participation des membres aux élections qui ne peuvent assister:
    1. Lors de la présentation de leur candidature à l’élection, les membres peuvent demander à une procuration de faire leur discours, pré-enregistrer un discours à jouer aux élections, utiliser Skype ou d’autres plateformes de chat vidéo, ou utiliser toute autre mesure préalablement approuvée par le DGÉ.
    2. Lors du vote, les membres qui ne peuvent pas participer en personne à l’élection doivent aviser le DGÉ avant 21h le jour avant l’élection, par courriel et voter via une plate-forme sécurisée de collecte de réponses en ligne (comme les formulaires Survey Monkey ou Google), ou par toute autre mesure approuvée par le chef de la direction.

 

  1. Le DGÉ ne vote que dans le cas d’une égalité; cette personne doit voter avec un bulletin de vote qui doit être rempli avant le vote et sécurisé dans une enveloppe fermée au bas de l’urne électorale. Si le vote n’est pas requis, il sera détruit.

 

  1. Les bulletins de vote doivent être comptés par le DGÉ en présence d’un membre de l’Exécutif qui ne se présente pas pour un poste sur l’Exécutif futur au minimum.

 

  1. Toutes les démissions des membres de l’Exécutif doivent être fournies par écrit au Président de l’Association :
    1. 7 jours à l’avance si aucune activité de l’Association n’est planifiée dans les 7 jours prévus;
    2. 14 jours à l’avance si une activité de l’Association est planifiée dans les 14 jours prévus.
    3. L’Exécutif doit, dès qu’il est avisé, aviser les membres de l’Association via le site Web et la liste de diffusion de ladite lettre.

 

  1. En cas de post vacant sur l’Exécutif, l’Exécutif peut nommer un membre du club au poste par un vote des deux tiers de l’Exécutif. Cette décision doit être ratifiée à la majorité simple de l’assemblée de l’Association dans les deux dates de rendez-vous à compter de la nomination.

 

  1. Les officiers nouvellement élus doivent assumer leur position immédiatement.

 

  1. Tout membre du club peut demander la démission de :
    1. Tout membre de l’Exécutif autre que le Président en soumettant une revendication ;
    2. Le président en soumettant une revendication au prochain membre de l’Exécutif dans l’ordre de précédence.

La demande doit être fondée sur l’une des raisons suivantes :

    1. Incompétence dans l’accomplissement de leur rôle ;
    2. Violation de la dette envers l’adhésion ;
    3. Comportement qui est considéré comme nuisible à l’image du club ou de l’Université d’Ottawa.

La revendication peut être soutenue par les signatures d’autres membres. La revendication doit être présentée à l’Exécutif une fois qu’elle est soumise. L’Exécutif, à l’exclusion de l’agent en question, a l’obligation d’évaluer la validité de la discussion de la revendication. Si la majorité de l’Exécutif, à l’exclusion de l’agent en question, trouve la revendication raisonnable par scrutin anonyme, alors l’Exécutif doit appeler une assemblée générale, où :

    1. La revendication doit être lue aux membres ;
    2. L’Exécutif contre lequel la demande est présentée peut brièvement parler aux membres pour défendre leurs actions et ;
    3. Un vote anonyme sera effectué et, si la majorité estime que la revendication est valide, le membre Exécutif doit être congédié immédiatement.

La revendication et les signatures associées doivent rester complètement confidentielles et ne doivent pas être divulguées par la personne qui a reçu la revendication.

 

Article 9 – Amendements à la Constitution

 

  1. Les amendements constitutionnels proposés peuvent être présentés par un membre de l’Association.

 

  1. Cette constitution ne doit pas être modifiée, sauf par un vote des deux tiers des membres et des membres de l’Exécutif réunis lors d’une réunion de la Constitution.

 

  1. Les réunions de la Constitution doivent:
    1. Être planifiées et annoncées via l’avenue de communication la plus accessible pour l’association deux semaines à l’avance ;
    2. Avoir une proportion égale ou supérieure de membres non exécutifs à des membres exécutifs, et au moins cinquante pour cent de l’Exécutif et ;
    3. Être présidé par le Président, qui ne peut voter que dans le cas d’une égalité.
    4. Si le président ne peut pas assister, la présidence sera déléguée au prochain membre de l’Exécutif selon l’ordre présenté dans l’Article 5, Section 1.

 

Article 10 – Finances

 

  1. Toutes les dépenses seront autorisées par l’Exécutif à la majorité simple, à l’exception des frais de conférence et des achats inférieurs à 50 $.

 

  1. Un examen du budget sera présenté à l’Association lors de la dernière réunion du semestre d’hiver et à la première réunion annuelle de l’Exécutif.

 

  1. Tout membre de l’Association peut demander une copie du statut des finances de l’Association. Le membre doit, pour que la demande soit en ordre, le soumettre par écrit à l’Exécutif de l’Association et exposer le motif de cette demande. Lors de la réception de la demande, l’Exécutif doit :
    1. Déterminer si les motifs de la demande sont valides ;
    2. Mettre en évidence la validité des motifs exprimés dans la demande à la majorité simple ;
    3. Si le vote détermine les raisons ne sont pas valides, la question est réputée fermée.
    4. L’Exécutif doit informer le membre de la décision de l’Exécutif.
    5. La décision de l’Exécutif est définitive.

 

  1. Si le vote détermine que les motifs sont valides, l’Exécutif doit:
    1. Informer le membre de la décision de l’Exécutif et ;
    2. Produire un statut des finances de l’Association dans 7 jours ouvrables si l’Association n’a aucune activité planifiée dans les 7 jours prévus et 14 jours ouvrables si l’Association a une activité planifiée dans les 14 jours prévus.
    3. La décision de l’Exécutif est définitive.

 

  1. L’Exécutif établira annuellement les frais d’adhésion.

 

Article 11 – Destitution

 

  1. Tout membre du club qui s’engage dans un acte qui touche négativement les intérêts du club et de ses membres peut être donné un avis de destitution.

 

  1. L’individu destitué a le droit de défendre ses actions.

 

  1. Un vote de deux tiers (2/3) de la majorité des membres présents résultera en un renvoi d’individu destitué du club et de la perte de tous les privilèges associés au club.

 

Article 12 – Disposition d’organisme

 

L’Association des Simulations des Nations unies de l’Université d’Ottawa n’est pas un représentent de la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa et ses opinions et ses actions ne représentent pas ceux de la FÉUO.